GoBD konforme Kasse

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Was bedeutet die GoBD für Kassen in der Bäckerei ?

Gesetzliche Anforderungen

Zum 1.1.2015 ist die GodB in Kraft getreten

Mit Stichtag 1.7.2016 sind unsere Kassen sind GDPdU bzw. GoBD konform, das heißt, alle 2015 verpflichtend in Kraft getretenen Regeln, werden von unseren Kassen und der Auswertungssoftware erfüllt.

Das folgende klingt nun sehr sachlich:

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist ersetzt worden durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) (Veröffentlichung Bundesfinanzministrium [GoBD]) die zum 1.1.2015 in Kraft getreten sind.

Mal anders:

Die Kassen in Ihren Bäckereifilialen und Ihre Auswertungssoftware müssen, wenn Sie Kassiervorgänge elektronisch aufnehmen, ab dem 1.1.2015 bestimmte Regeln erfüllen. Unsere Kassen (CashSys) und unsere Auswertungssoftware (ControlSys) erfüllen diese Vorgaben.

 

Hier nun einige Antworten zu dem wichtigsten Fragen in unserer

GoBD FAQ

In den Klammern stehen die Bezüge zu den jeweiligen Paragraphen in der Veröffentlichung des Bundesfinanzministeriums.

Ab wann gilt die GoBD ?

Ab dem 1.1.2015, also besteht unverzüglich Handlungsbedarf.

Was ist für die Kassensoftware zu beachten ?

Buchungen müssen unveränderbar sein (58-59). Eine Änderung darf nur dann vorgenommen werden, wenn der ursprüngliche Inhalt weiterhin erkennbar bleibt, dies sollte durch Stornierung oder Neubuchung erfolgen (93)
Für Kassenbuchungen bedeutet das, dass Buchungen nicht ohne Spuren gelöscht werden können. Auch ein Zugriff auf die Datenbanken von aussen, ohne Protokollierung, muss verhindert werden.
Eine Kumulierung der Daten, also das zusammenfassen von Einzelbuchungen in Gruppensummen, ist nicht erlaubt. Wann die Unveränderbarkeit beginnt ist nicht ganz eindeutig. Für uns beginnt Sie in dem Moment der Buchung. Das ist die sicherste Methode.

Welche Daten müssen protokolliert werden ?

Zusätzlich zu jeder Buchung müssen auch Stammdatenänderungen und Einsatz der Hardware protokolliert werden (89). Ihre Auswertungssoftware muss also auch in der Lage sein, historische Stammdaten anzuzeigen. Unsere Auswertungssoftware ControlSys protokolliert diese Daten automatisch. Und gibt Ihnen die Möglichkeit, Änderungen an der Hardware zu protokollieren. Programmupdates werden automatisch mit protokolliert.

Auf welche Daten und wie darf der Prüfer zugreifen ?

Es gibt drei Arten des Zugriffs:
1. Den unmittelbaren Zugriff (164)
Hier darf der Prüfer in Ihrem Betrieb an den Programmen arbeiten (nur lesend) und Daten abfragen

2. Den mittelbaren Zugriff (165)
Hier kann der Prüfer von Ihnen oder einem externen Unternehmen die Auswertung verlangen.

3. Datenträgerüberlassung (166)
Hier kann die Finanzbehörde verlangen, „dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.“ Diese Daten müssen im GOBD Format exportiert werden können. ControlSys bietet diesen Export

Gibt es eine GoBD Zertifizierung durch die Finanzbehörde für Kassen und Software ?

Nein, ( siehe 12.179 – 12.181 ) die Finanzbehörde stellt keine solchen Testate aus. Testate oder Zertifikate können z.B. von Wirtschaftsprüfern durchgeführt werden. Diese haben aber gegenüber den Finanzbehörden keine Bedeutung. Wichtiger ist, wenn sich die Verantwortlichen in den Betrieben über die Regeln in der GoBD klar werden und die Einhaltung selber prüfen. Den alleine der Steuerpflichtige ist für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich (21). Wir achten darauf, dass unser Kassensystem die Bedingungen erfüllt, und erläutern Ihnen auch gerne, wie wir das sicher stellen.

Welche weiteren Dokumentationen darf das Finanzamt verlangen ?

Das Finanzamt hat auch Anspruch auf Datenbankbeschreibungen. Diese geben wir, bei Anforderung, direkt an das Finanzamt, da diese vertrauliche Firmeninterna beinhalten.

Wie wichtig ist die Verfahrensdokumentation ?

Sehr, ( siehe 10.151 – 10.155 ) die Finanzbehörde achtet immer mehr auf die Verfahrensdokumentation. In unserer Verfahrensdokumentation beschreiben wir unter anderem, wie wir Ihre Daten davor schützen, nachträglich verändert zu werden. Und wie wir Korrekturbuchungen verarbeiten.

Was bringt die Zukunft ?

Am 13.07.2016 wurde ein neuer Gesetzt-Entwurf veröffentlicht, der die Buchungen von Kassen weiter vor Manipulationen schützen soll. Dieses soll möglichst Anfang 2020 in Kraft treten. In diesen wird von einer technischen Protokollierfunktion geredet, die aber noch genauer bestimmt werden muss ( ähnlich INSIKA). Auch wird es eine Kassen-Nachschau geben, in der wahrscheinlich direkt vor Ort an der Kasse Daten vom Prüfer abgerufen werden. Wenn Sie jetzt neue Kassen anschaffen wollen, lassen Sie sich also versichern, dass die neuen Kassen diese Vorschriften erfüllen werden. Wir werden unser System rechtzeitig auf einen Gesetzes-konformen Stand bringen.

Ent­wurf ei­nes Ge­set­zes zum Schutz vor Ma­ni­pu­la­tio­nen an di­gi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen

Alle hier getätigten Angaben wurden nach besten Wissen erstellt, habe aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität. Dies stellt keine Rechtsberatung dar!!! Stand: August 2016