Gesetz
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) sind so klar, wie selten eine andere steuerliche Regelung in Deutschland: Die eingesetzten Kassensysteme müssen Buchungs-, sowie weitere Daten, elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und für entsprechende automatische Auswertungen der Steuerbehörden bereitstellen können. Unternehmen sind somit verpflichtet, alle steuerrelevanten Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht in auswertbarer Form bereit zu halten.
Allgemein
Wer hat wann welchen Artikel zu welchem Preis verkauft? Für die Dokumentation von Kassiervorgängen gibt das Finanzamt klare Regeln vor. Es handelt sich um die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Diese Grundsätze halten Sie mit unseren Kassen und unserer Auswertungssoftware ein. Sie gewährleisten eine lückenlose Dokumentation, jeder Verkaufsvorgang wird artikelgenau und unveränderbar festgehalten. Die Auswertungssoftware ControlSys bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Ihre Daten für das Finanzamt aufzubereiten. Für maximale Transparenz und eine reibungslose Kommunikation. Übrigens: Um Ihnen maximale Sicherheit bei Ihrer Abrechnung zu geben, halten wir uns über Neuerungen im Finanzwesen auf dem Laufenden und passen unsere Software frühzeitig an. Falls gewünscht, kommunizieren wir auch direkt mit dem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater.
Unsere Software erfüllt alle derzeitigen Anforderungen des Finanzamts und ist somit GoBD-konform. Im engen Kontakt mit Branchenexperten und Finanzbeamten verbessern wir die Software stetig, sodass eine Betriebsprüfung für Sie als Kunde so geringe Auswirkungen wie möglich hat.
Wir sind zusätzlich im Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e.V. (DFKA) organisiert und haben uns dem dazugehörigen Ehrenkodex verschrieben.
GoBD / GDPdU
Was bedeutet die GoBD für Kassen in der Bäckerei?
Gesetzliche Anforderungen
Zum 1.1.2015 ist die GodB in Kraft getreten
Mit Stichtag 1.7.2016 sind unsere Kassen sind GDPdU bzw. GoBD konform, das heißt, alle 2015 verpflichtend in Kraft getretenen Regeln, werden von unseren Kassen und der Auswertungssoftware erfüllt.
Das folgende klingt nun sehr sachlich:
GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist ersetzt worden durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) (Veröffentlichung Bundesfinanzministrium [GoBD]) die zum 1.1.2015 in Kraft getreten sind.
Mal anders:
Die Kassen in Ihren Bäckereifilialen und Ihre Auswertungssoftware müssen, wenn Sie Kassiervorgänge elektronisch aufnehmen, ab dem 1.1.2015 bestimmte Regeln erfüllen. Unsere Kassen (CashSys) und unsere Auswertungssoftware (ControlSys) erfüllen diese Vorgaben.
Hier nun einige Antworten zu dem wichtigsten Fragen in unserer GoBD FAQ
GoBD FAQ
Seit wann gilt die GoBD?
Die GoBD gilt seit dem 1.1.2015. Falls Sie sich also noch nicht darum gekümmert haben, besteht dringender Handlungsbedarf.
Was ist für die Kassensoftware zu beachten?
Buchungen müssen unveränderbar sein (58-59). Eine Änderung darf nur dann vorgenommen werden, wenn der ursprüngliche Inhalt weiterhin erkennbar bleibt, dies sollte durch Stornierung oder Neubuchung erfolgen (93)
Insbesondere ist die Einzelaufzeichnung notwendig, das heißt jeder verkaufte Artikel muss einzeln verbucht werden. Eine Zusammenfassung in einige wenige Warengruppen, wie bei Bäckerei üblich “Backwaren” und “Café” ist nicht mehr zulässig.
Für Kassenbuchungen bedeutet das, dass Buchungen nicht ohne Spuren gelöscht werden können. Auch ein Zugriff auf die Datenbanken von aussen, ohne Protokollierung, muss verhindert werden.
Eine Verdichtung der Daten, also das zusammenfassen von Einzelbuchungen in Gruppensummen nach einem Tagesabschluss, ist nicht erlaubt. Beachten Sie das gerade viele Registrierkassen trotz Werbeaussage nur mit einer speziellen Software GoBD-konform sind.
Welche Daten müssen protokolliert werden?
Zusätzlich zu jeder Buchung müssen auch Stammdatenänderungen und Einsatz der Hardware protokolliert werden (89). Ihre Auswertungssoftware muss also auch in der Lage sein, historische Stammdaten anzuzeigen. Unsere Auswertungssoftware ControlSys protokolliert diese Daten automatisch. Und gibt Ihnen die Möglichkeit, Änderungen an der Hardware zu protokollieren. Programmupdates werden automatisch mit protokolliert.
Auf welche Daten und wie darf der Prüfer zugreifen?
Es gibt drei Arten des Zugriffs:
- Den unmittelbaren Zugriff (164)
Hier darf der Prüfer in Ihrem Betrieb an den Programmen arbeiten (nur lesend) und Daten abfragen.
- Den mittelbaren Zugriff (165)
Hier kann der Prüfer von Ihnen oder einem externen Unternehmen die Auswertung verlangen.
- Datenträgerüberlassung (166)
Hier kann die Finanzbehörde verlangen, „dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.“ Diese Daten müssen in einem speziellen IDEA-Format exportiert werden können. ControlSys bietet diesen Export an.
Gibt es eine GoBD Zertifizierung durch die Finanzbehörde für Kassen und Software?
Nein, ( siehe 12.179 – 12.181 ) die Finanzbehörde stellt keine solchen Testate aus. Testate oder Zertifikate können z.B. von Wirtschaftsprüfern oder Fremdfirmen durchgeführt werden. Diese haben aber gegenüber den Finanzbehörden keine Bedeutung. Wichtiger ist, wenn sich die Verantwortlichen in den Betrieben über die Regeln in der GoBD klar werden und die Einhaltung selber prüfen. Denn alleine der Steuerpflichtige ist für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich (21). Wir achten darauf, dass unser Kassensystem die Bedingungen erfüllt, und erläutern Ihnen auch gerne, wie wir das sicher stellen.
Wie wichtig ist die Verfahrensdokumentation?
Sehr, ( siehe 10.151 – 10.155 ) die Finanzbehörde achtet immer mehr auf die Verfahrensdokumentation. Dabei ist die Anforderung der Finanzbehörde keineswegs neu. Schon seit knapp 200 Jahren ist in den Gesetzen verankert, dass Unterlagen vorliegen müssen, mit denen ein sachverständiger Dritter in der Lage sein muss die Aufzeichnungen zu verstehen. Bei steigender Komplexität der Software und den Betrieben führt dies auch zu gestiegenem Dokumentationsaufwand. Eine Verfahrensdokumentation besteht immer aus einem Teil des Kassenherstellers, den wir in diesem Fall kostenlos bereitstellen und einem Teil vom Steuerpflichtigen. In unserer Verfahrensdokumentation beschreiben wir unter anderem, wie wir Ihre Daten davor schützen, nachträglich verändert zu werden. Zusätzlich ist eine genaue Systembeschreibung und weitere Programminterna enthalten.
Der Teil des Steuerpflichtigen muss insbesondere die Abläufe und Prozesse innerhalb des Unternehmens im Bereich des Bargeldhandling beschreiben. Enthält aber zum Beispiel auch Kassier- und Arbeitsanweisungen für das Bedienpersonal.
Welche weiteren Dokumentationen darf das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung verlangen?
Zusätzlich zur Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitungen und Datenerfassungsprotokollen über durchgeführte Programmieränderungen hat das Finanzamt auch Anspruch auf Datenbankbeschreibungen. Diese geben wir, bei Anforderung, gerne direkt an das Finanzamt weiter, da diese vertrauliche Firmeninterna beinhalten.
KassenSichV
Am 15. Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Erklärtes Ziel ist die Minimierung von Steuerhinterziehung. Zudem wird so endlich Sicherheit für die Hersteller der Kassensysteme, als auch für die Anwender geschaffen. Denn es gilt nun: Wer ein zertifiziertes System benutzt, bei dem kann das Finanzamt in der Regel von einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ausgehen.
Das neue Gesetz basiert im Grund auf 3 Säulen mit verschiedenen Zielen:
Sicherheitseinrichtung
Ab 1.1.2020 muss jede benutzte Kasse durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Diese stellt sicher, dass die Aufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert worden sind. Diese Sicherheitseinrichtung wird in der Regel vom Kassenhersteller verbaut und ausgeliefert. In der Kassensicherungsverordnung wurden durch den Bund in Zusammenarbeit mit dem BSI genauen technischen Anforderungen definiert. Antratec garantiert, dass jede ab 2008 bei uns erworbene Kasse mit einer solchen Sicherheitseinrichtung nachträglich ausgestattet werden kann, sobald diese verfügbar sind.
Um zusätzlich zu verhindern, dass es sogenannte geheime Kassen gibt, muss jede verwendete Kasse bei der zuständigen Finanzbehörde in ein zentrales Kassenregister eingetragen werden und auch bei Austausch etc. umgeschrieben werden.
Belegausgabepflicht
Ebenfalls ab 1.1.2020 tritt eine Belegausgabepflicht in Kraft. Das heißt zu jedem Geschäftsvorfall muss zeitnah ein Beleg ausgestellt werden und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Anders als in Österreich ist ein Kunde jedoch nicht dazu gezwungen diesen Beleg mit zunehmen. In bestimmten Ausnahmefällen (“.. Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen… §146a (2)”), wozu eine Bäckerei zählen könnte kann ein Unternehmen von dieser Belegausgabepflicht befreit werden. Hier fehlen noch Erfahrungswerte / Rechtsprechung. In CashSys können Sie den Bondruck für jeden Kunden einfach über die Parameter steuern. Zusätzlich wurden die Pflichtangaben für Belege erhöht und z. Bsp.: die Seriennummer der in Zukunft genutzten Sicherheitseinrichtung muss darauf ausgegeben werden. Bei bestehendem Wartungsvertrag erhalten Sie diese Funktionen ohne Mehrkosten automatisch mit den Updates.
Kassennachschau
Die Kassennachschau wurde bereits zum 1.1.2018 als neues Prüfinstrument für die Finanzverwaltung eingeführt. Diese ist keine normale Betriebsprüfung, sondern bietet dem Finanzamt die Möglichkeit unangemeldet zu überprüfen ob alle Geschäftsvorfälle korrekt in das Kassensystem eingegeben werden (“Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen”) und zusätzlich ob das Kassensystem dabei den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Einer Kassennachschau unterliegen alle sowohl elektronischen als auch computergestützten Kassensysteme aber auch App-System und offene Ladenkassen. Dabei kann der Prüfer das System vor Ort in Augenschein nehmen und (anonym) Testkäufe tätigen. Zusätzlich kann er verlangen, dass ein Kassensturz durchgeführt wird und so ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden kann.
KassenSichV FAQ
Wie lange dauert eine Kassennachschau?
Da eine Kassennachschau meistens auch erfordert, dass Daten in der Zentrale oder sogar beim Steuerberater eingesehen werden müssen (Kassenbücher / Abrechnungen etc.) ist mit einer Dauer von ca. 2 Tagen zu rechnen.
Muss der Steuerpflichtige selbst (Geschäftsinhaber) vor Ort sein?
Nein, der Steuerpflichtige muss selbst nicht vor Ort sein. Dies entbindet aber nicht Mitarbeiter von denen ausgegangen werden kann, dass Sie mit dem Kassensystem vertraut sind und wesentliche Zugriffs- und Benutungsrechte besitzen von ihrer Verpflichtung zur Mitwirkung.
Wann findet eine Kassen-Nachschau statt?
Auch das Finanzamt ist bestrebt, eine Kassen-Nachschau so durchzuführen, dass der tatsächliche Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird. Es ist zusätzlich erlaubt eine Kassen-Nachschau auch außerhalb der Öffnungszeiten durchzuführen, wenn im Betrieb schon oder noch gearbeitet wird.
Dürfen Daten mitgenommen werden?
Ja, insbesondere ist der Prüfer dazu berechtigt, außer der Einsichtnahme in die Kassenaufzeichnungen, jene auch in maschinell auswertbarer Form auf einem USB-Stick oder ähn. mitzunehmen um diese dann genauer zu prüfen. Den Zeitraum der mitzunehmenden Daten liegt im Ermessensspielraum des Prüfers.
In diesem Zusammenhang ist dann erneut auch die oben beschrieben Verfahrensdokumentation interessant. Hier unterstützen wir Sie gerne und bieten Ihnen eine Musterverfahrensdokumentation an.
Erste Hilfe Kit fürs Finanzamt
Aus unserer Erfahrung mit diversen Betriebsprüfungen und einigen Kassennachschauen, haben wir zusammen mit Kunden ein Erste Hilfe Kit entwickelt, was in den Filialen hinterlegt werden kann. Es enthält zusätzlich zu den benötigten Verfahrenanweisungen einen USB Stick und eine Anleitung zur Datenübergabe. Sowie ein mit Ihnen als Kunden abgestimmten Ablaufplan, an dem sich das Verkaufspersonal in dieser doch ungewohnten Situation entlang arbeiten kann.
Falls Sie weitere Informationen zu diesem Thema benötigen oder spezielle Rückfragen in Bezug auf unsere Software haben, sprechen Sie uns gerne an.
Die hier präsentierten Inhalte wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und recherchiert, haben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität. Insbesondere stellen sie keine Rechtsberatung dar.